ATS: wie Software Ihren Lebenslauf liest

Grössere Schweizer Firmen erfassen eingehende Bewerbungen mit einem Bewerbermanagementsystem, kurz ATS. Es sortiert niemanden automatisch aus — diese Vorstellung stammt aus dem amerikanischen Markt und stimmt für die Schweiz meist nicht. Was es tut, ist harmloser und trotzdem folgenreich: Es liest Ihren Lebenslauf in Felder ein. Was es nicht lesen kann, fehlt anschliessend im Profil, das die einstellende Person sieht.

Was passiert konkret

Sie laden Ihr PDF hoch. Die Software versucht daraus Name, Adresse, Mailadresse, Telefonnummer, Anstellungen mit Daten, Ausbildung und Sprachen zu extrahieren und in ein Formular zu schreiben. Bei vielen Systemen sehen Sie das Ergebnis anschliessend und können es korrigieren — bei manchen nicht.

Gelingt das Auslesen schlecht, hat die Recruiterin ein halb leeres Profil vor sich. Sie öffnet dann zwar das PDF, aber Ihre Bewerbung ist in jeder Sortierung und jeder Suche im System unsichtbar.

Was das Auslesen kaputt macht

Mehrspaltige Layouts

Der häufigste Fehler. Ein Lebenslauf mit einer schmalen Seitenspalte links und dem Haupttext rechts wird von vielen Systemen zeilenweise gelesen — dabei vermischen sich die Spalten zu unlesbarem Text.

Tabellen und Textrahmen

Sehen gut aus, werden oft nicht erfasst.

Kopf- und Fusszeilen

Wer die Kontaktangaben in die Kopfzeile setzt, riskiert, dass sie beim Auslesen verloren gehen. Kontaktangaben gehören in den normalen Textfluss.

Grafiken statt Text

Sprachkenntnisse als Balkendiagramm, Fähigkeiten als Sternchenreihe: für die Maschine leer, für den Menschen nichtssagend. Schreiben Sie «Französisch B2» statt vier von fünf Punkten.

Ein Lebenslauf als Bild

Manche exportieren ihr Dossier als Foto oder scannen es ein. Dann steht dort für die Software überhaupt nichts. Wie ein Porträt richtig eingebettet wird, steht im Artikel Das Bewerbungsfoto: worauf es wirklich ankommt.

Exotische Schriften und Sonderzeichen

Als Aufzählungssymbole genügt ein einfacher Strich oder Punkt.

Was Sie konkret tun

Einspaltiges Layout. Übliche Überschriften — «Berufserfahrung», «Ausbildung», «Sprachen» —, keine kreativen Bezeichnungen wie «Mein Weg». Datumsangaben immer im gleichen Format, mit Monat und Jahr. Kontaktangaben als Text im Dokument, nicht in der Kopfzeile. Als PDF mit echtem Text speichern, nicht als Bild.

Der Test dauert zehn Sekunden: Öffnen Sie Ihr PDF, markieren Sie alles, kopieren Sie es in ein leeres Textdokument. Was dort ankommt, sieht die Software. Ist es unlesbarer Salat, wissen Sie, woran Sie sind.

Und die Stichwörter?

Ein Teil der Systeme sucht nach Begriffen aus dem Inserat. Das heisst nicht, dass Sie Stichwörter stapeln sollen — sondern dass Sie die Worte des Inserats übernehmen sollten, wo sie zutreffen. Wenn die Firma «Debitorenbuchhaltung» schreibt und Sie «Kreditorenwesen und Rechnungsstellung», dann steht dasselbe da, aber keine Suche findet Sie.

Kopieren Sie nie Anforderungen, die Sie nicht erfüllen. Das fällt spätestens im Gespräch auf und ist dann teurer als jede Absage.

Wie dossari das hält

Wir haben unsere Dossiers selbst gemessen, mit demselben Verfahren, das ein Bewerbermanagementsystem benutzt: das fertige PDF wieder auslesen und prüfen, was ankommt. Geprüft wurden alle fünf Gestaltungsvorlagen, und zwar auf zwei Dinge — ob die achtzehn erfassten Angaben vollständig zurückkommen, und ob sie in lesbarer Reihenfolge stehen, also die Angaben zu einer Anstellung zusammenhängend und die Abschnitte in der richtigen Folge. Alle fünf Vorlagen bestehen beide Prüfungen. Standardüberschriften, echter Text statt Bild und Kontaktangaben im Textfluss sind dabei die halbe Miete — das ist keine Zauberei, sondern der Verzicht auf Layoutspielereien, die ohnehin niemandem nützen.